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如何做好一個出納員

日期: 2009-8-2 15:03:15 瀏覽: 5 來源: 學海網收集整理 作者: 佚名

摘要:出納員在會計工作中和會計循環中的地位是特殊的,不可缺少的。實施會計工作規范化,出納員應當從本職工作做起,把規范會計基礎工作作為自己工作的全部內容,對內在質量把好政策、法規、紀律關,對外在質量上把好書寫、規格、整潔規范關。我國會計改革必須與經濟改革同步進行。這是適應經濟市場化的需要,是深化改革的需要,也是對外開放進一步發展的需要。這就要求財務會計制度也必須逐步向國際財務會計制度的慣例靠攏。如何做好新時期出納員的工作,對于規范會計工作,維護財經秩序及促進社會主義市場經濟的健康穩定發展都具有十分重要的意義。
   關鍵詞:出納員;規范;會計工作
   Abstract: The cashier in accounting work and the status of accounting cycle is special, indispensable. Implementation of accounting work standardization, the cashier shall from duty, to standardize the accounting basis as his work all the work of the good quality of policies, laws and regulations, discipline, the good foreign on quality, specifications, neat standard. Our accounting reform must be synchronized with economic reform. This is the need to adapt to market economy, it is the need to deepen the reform, opening-up and further development needs. This requires financial and accounting system must also gradually to the international financial and accounting system of practice together. How do the work in the new period, to standardize the cashier order of financial accounting work, maintain and promote socialist market economy healthy and stable development of all has the extremely vital significance.
   Keywords: the cashier, Standard, Accounting work
  
  
  
  
  
  
  
  
   引言
   出納是現金出納的簡稱。出納有兩層含義,一是出納工作,即現金的收進、付出與結存工作;二是出納人員,指的是管理和經辦現金收進付出與結存的專職會計工作人員。隨著社會主義市場經濟的不斷完善與發展,企業的生產經營自主權在不斷的擴大,這就要求我們的企業在產、供、銷、人、財、物等各個方面進行嚴格的科學的管理,正確處理好國家、集體與個人之間的利益。尤其需要加強對財會工作的規范和管理,而目前出納工作又是會計工作中的薄弱環節,如何做好新時期的出納工作,對于規范會計工作,維護財經秩序及促進社會主義市場經濟的健康穩定發展都具有十分重要的意義。
  
   一、出納的概述
   (一)出納員的工作特點
   任何工作都有自身的特點和工作規律,出納是會計工作的組成部分,具有一般會計工作的本質屬性,但它又是一個專門的崗位,一項專門的技術,因此,具有自己專門的工作特點。主要特點有:
   1.社會性
   出納工作擔負著一個單位貨幣資金的收付、存取任務,而這些任務的完成是置身于整個社會經濟活動的大環境之中的,是和整個社會的經濟運轉相聯系的。只要這個單位發生經濟活動,就必然要求出納員與之發生經濟關系。例如出納員要了解國家有關財會政策法規并參加這方面的學習和培訓,出納員要經常跑銀行等。因此,出納工作具有廣泛的社會性。
   2.專業性
   出納工作作為會計工作的一個重要崗位,有著專門的操作技術和工作規則。憑證如何填,日記賬怎樣記都很有學問,就連保險柜的使用與管理也是很講究的。因此,要做好出納工作,一方面要求經過一定的職業教育,另一方面也需要在實踐中不斷積累經驗,掌握其工作要領,熟練使用現代化辦公工具,做一個合格的出納員。
   3.政策性
   出納工作是一項政策性很強的工作,其工作的每一環節都必須依照國家規定進行。例如,辦理現金收付要按照國家現金管理規定進行,辦理銀行結算業務要根據國家銀行結算辦法進行。《會計法》、《會計基礎工作規范》等法規都把出納工作并入會計工作中,并對出納工作提出具體規定和要求。出納員不掌握這些政策法規,就做不好出納工作;不按這些政策法規辦事,就違反了財經紀律。
   4.時間性
   出納工作具有很強的時間性,何時發放職工工資,何時核對銀行對賬單等,都有嚴格的時間要求,一天都不能延誤。因此,出納員心里應有個時間表,及時辦理各項工作,保證出納工作質量。
   (二)出納員的工作職能
   出納員工作,是財會工作的一個重要組成部分,從總的方面來講,其職能可概括為收付、反映、監督、管理四個方面。
   1.收付職能
   出納員的最基本職能是收付職能。企業經營活動少不了貨物價款的收付、往來款項的收付,也少不了各種有價證券以及金融業務往來的辦理。這些業務往來的現金、票據和金融證券的收付和辦理,以及銀行存款收付業務的辦理,都必須經過出納員之手。
   2.反映職能
   出納員要利用統一的貨幣計量單位,通過其特有的現金與銀行存款日記賬、有價證券的各種明細分類賬,對本單位的貨幣資金和有價證券進行詳細地記錄與核算,以便為經濟管理和投資決策提供所需的完整、系統的經濟信息。因此,反映職能是出納工作的主要職能之一。
   3.監督職能
   出納員要對企業的各種經濟業務,特別是貨幣資金收付業務的合法性、合理性和有效性進行全過程的監督。
   4.管理職能
   出納員還有一個重要的職能是管理職能。對貨幣資金與有價證券進行保管,對銀行存款和各種票據進行管理,對企業資金使用效益進行分析研究,為企業投資決策提供金融信息,甚至直接參與企業的方案評估、投資效益預測分析等都是出納的職責所在。
   (三)出納員的工作職責
   出納是會計工作的重要環節,涉及的是現金收付、銀行結算等活動,而這些又直接關系到職工個人、單位乃至國家的經濟利益,工作出了差錯,就會造成不可挽回的損失。因此,明確出納員的職責和權限,是做好出納工作的起碼條件。根據《會計法》、《會計基礎工作規范》等財會法規,出納員具有以下職責:
   (1)按照國家有關現金管理和銀行結算制度的規定,辦理現金收付和銀行結算業務。出納員應嚴格遵守現金開支范圍,非現金結算范圍不得用現金收付;遵守庫存現金限額,超限額的現金按規定及時送存銀行;現金管理要做到日清月結,賬面余額與庫存現金每日下班前應核對,發現問題,及時查對;銀行存款賬與銀行對賬單也要及時核對,如有不符,應立即通知銀行調整。
   (2)根據會計制度的規定,在辦理現金和銀行存款收付業務時,要嚴格審核有關原始憑證,再據以編制收付款憑證,然后根據編制的收付款憑證逐筆順序登記現金日記賬和銀行存款日記賬,并結出余額。
   (3)按照國家外匯管理和結匯、購匯制度的規定及有關批件,辦理外匯出納業務。外匯出納業務是政策性很強的工作,隨著改革開放的深入發展,國際間經濟交往日益頻繁,外匯出納也越來越重要。出納員應熟悉國家外匯管理制度,及時辦理結匯、購匯、付匯;避免國家外匯損失。
   (4)掌握銀行存款余額,不準簽發空頭支票,不準出租出借銀行賬戶為其它單位辦理結算。這是出納員必須遵守的一條紀律,也是防止經濟犯罪、維護經濟秩序的重要方面。出納員應嚴格支票和銀行賬戶的使用和管理,從出納這個崗位上堵塞結算漏洞。
   (5)保管庫存現金和各種有價證券(如國庫券、債券、股票等)的安全與完整。要建立適合本單位情況的現金和有價證券保管責任制,如發生短缺,屬于出納員責任的要進行賠償。
   (6)保管有關印章、空白收據和空白支票。印章、空白票據的安全保管十分重要,在實際工作中,因丟失印章和空白票據給單位帶來經濟損失的不乏其例。對此,出納員必須高度重視,建立嚴格的管理辦法。通常,單位財務公章和出納員名章要實行分管,交由出納員保管的出納印章要嚴格按規定用途使用,各種票據要辦理領用和注銷手續。
   二、出納員工作的重要性
   《會計基礎工作規范》中對財務會計人員配備,會計崗位設置的原則作了規定,會計工作崗位,可以一人一崗,一人多崗或者一崗多人。但出納員不得兼管稽核、會計檔案保管員和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。可見,出納工作的特殊性和重要性。在實際工作中,盡管會計監督在前,但每一筆資金業務的發生,或者說現金與票據、票據與票據交換手段的實現,都是由出納一手來完成的。因此,出納可以依據詞解派生出三層含義:(1)出納是指人:某出納(出納員);(2)出納是指崗位:出納室(科);(3)出納是指工作:現金和票據的付出與收進。由于工作屬性使然。出納工作歸集起來又有三個特征:(1)出納是現金、票據收付的關口;(2)出納是第一手會計信息的收集者;(3)出納是外界觀察一個單位會計管理水平的窗口。因此,出納是一個極其重要的工作崗位。
   (一)出納員在會計循環中的地位和作用
   會計循環是資金運動的鏈條和紐帶,建立高效良好的會計循環機制是資本營運的客觀要求。出納在會計循環中的作用和地位,反映在貨幣計量準確、收支憑據真實、傳遞循序漸進、信息反饋及時等方面。
   1.出納員的地位
   出納是會計循環中的一個重要環節。任何單位和經濟組織中,出納都必須是一個獨立的崗位。《會計法》第三十七條明確規定:出納人員不
   得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。《會計基礎工作規范》對出納崗位、職責也有限制性規定,如單位領導人的直系親屬不得擔任本單位會計機構負責人、會計主管人員。會計機構負責人、會計主管人員的直系親屬不得在本單位會計機構中擔任出納工作。內部牽制制度也規定了機構分離、職務分離、錢賬分離、賬務分離的原則。
   因此,在會計機構中分設出納員具有制度上的合法性,工作上的適應性,管理上的科學性等特點。所以出納員在會計工作中和會計循環中的地位是特殊的,不可缺少的。
   2.出納員的作用
   出納是會計工作的一部分,也就是說出納崗位是按管理要求設置,出納工作則又必須完全置于會計循環中。出納員的管好貨幣資金的同時,還應當發揮以下幾方面的作用。一是認真貫徹執行黨和國家的財經政策和財經方針,認真審核每一張單據,處理好每一筆經濟業務。二是及時反饋經濟信息,按照《會計法》的要求及時向單位領導和會計主管報告工作。三是反腐倡廉,對支出的憑證進行審查,對違反開支規定的支出杜絕付款。四是保衛資金安全,保護國家資金財產安全,在現金流量大、有假幣發生、卡式管理不規范的情況下,提高警惕,防止詐騙,減少損失和失誤顯得極為重要。
   出納員在會計循環中的地位和作用是兩個方面的:一方面領導和會計主管人員要注意運用法律法規建立對出納的約束機制。另一方面,出納員自身要加強學習,提高技能,注重職業道德修養, 自覺維護出納工作的嚴肅性。二者之間在有機協調,達到做好會計工作和經濟管理工作的共同目的。
   (二)出納員是會計工作中紀律的先行者
   執行財經紀律是經濟工作的基本要求和準則、維護和執行財經紀律則是經濟工作微觀要求的基礎。資金的進入和退出,出納工作都是源頭。財務大檢查,物價、稅收大檢查,是查果詢因。其實因果關系是很明確的。收款、付款是出納的基本職能,出納工作的一舉一動都在無時無剔地執行著財務紀律和會計紀律。在國家的會計法制、財務政策深入人心的今天,出納員必然會碰到一些難以執行的情況,(如某些單位領導從個人、小團體自身利益出發,置國家利益、全局利益于不顧,不按規章辦事)。為此,應當把依法辦事,嚴格財經紀律當作出納人員的根本職責。
   我們把出納員稱為財會工作紀律的先行者,是因為出納工作始終貫穿于會計工作的起始和終結。事實也證明,一個思想覺悟高、業務精的出納人員。必定會為本單位的財會工作的健康運行創造有力的條件。
   (三)出納員是會計工作中規范的實施者
   會計工作規范的要求,是健全內部各項會計管理制度,建立良好的會計工作秩序。使報帳、記帳、算帳工作符合國家統一會計制度的要求,逐步實現會計基礎工作規范化,制度化、科學化。不斷提高會計工作水平,進一步發揮會計在經濟管理中的作用。出納員擔負著資金收付、票據管理、現金日記賬、銀行存款日記賬登記等工作。記賬憑證分為外來原始憑證和自制原始憑證,其中外來憑證幾乎全部都是通過出納一手操作來完成。每一張發票、每一個數據、每一項內容,出納人員都必須熟知,即使會計審核過的憑證,出納員也要復核,然后實行收付,程序才算結束。由此可見,實施會計工作規范化,出納員擔負著極其重要的責任。首先,規范應當從原始憑證做起,發票的出具人是否是發票的合法使用者,有無轉借、變造、涂改等,持票人是否與業務內容有關。二是票據的整理、出納員應當本著認真負責的態度,認真整理每一張單據。三是日清月結登記現金、銀行日記賬簿。管理好現金和票據。實施會計工作規范化,出納員應當從本職工作做起,把規范會計基礎工作作為自己工作的全部內容,對內在質量把好政策、法規、紀律關,對外在質量上把好書寫、規格、整潔規范關。
   (四)做好出納工作,規范會計工作秩序
   會計工作是經濟管理工作的重要基礎。規范會計工作秩序、嚴格會計核算,強化會計監督,對于加強和改善宏觀調控,創造良好的經濟環境和經濟秩序是十分重要的。按照國務院的指標,整頓會計工作秩序應當重點整頓賬目混亂、會計信息失真、亂攤成本、小金庫等問題。防止上述問題發生,必須做好出納工作,把住關口,才能有效地整頓會計工作秩序。
   1.模范執行《會計法》
   出納員應當熟悉黨和國家的路線、方針、政策、會計法規、法律和現行的財經紀律、制度。出納員如果明知憑證不合法、不真實,在辦理支付手續時開綠燈,就應當負連帶責任。
   2.對出納工作熱心
   出納員應當遵守職業道德,愛崗敬業,客觀公正,依法辦事,保守單位秘密,做好對外、對內的服務工作。
   3.規范出納工作
   出納員要自覺做到:
   (1)工作程序化,即每筆經濟業務都要經過制單、驗收、復核、審批,才能據實開票或支付;
   (2)堅持原則,當收即收,當付即付;
   (3)熟練細致,提高效率,杜絕差錯;
   (4)建立備忘錄,對收付款對象的特征、經濟業務內容、金額等至少有一個短期記憶;
   (5)保持心態平衡。
   在實際工作中,有些人把出納工作看成是一項簡單的收付活動,把出納工作簡單化、絕對化。事實證明沒有高度的責任感和一定的會計工作經驗,是難以做好出納工作的。
  
   三、案例分析
   某企業資金充裕,銀行活期賬戶上經常有上千萬資金流動,銀行業務量大,每月有1000多筆記錄。為減少錯誤,每月均先將單位銀行存款日記賬與銀行對賬單核對無誤后方結賬。
   2008年初,會計因急于結賬,在幫助出納核對銀行賬的過程中發現銀行賬對不上,在查找過程中發現有幾筆未達賬項不熟悉,上月銀行存款余額調節表實際兩邊不相等,等異常情況。企業遂仔細查找, 最后查出異常情況的背后是一起舞弊案件。
   (一)舞弊手段
   經審計檢查發現,該單位出納以銀行定期存款到期轉存需攜帶 印鑒,付款憑證(支票或電匯)印鑒模糊需補蓋印鑒等理由拿到印鑒,或以提取備用金為由騙蓋印鑒等手段,逐筆提取現金,多則四五萬元 少則七八千元,時間累計長達一年有余,共計貪污挪用公款56萬多元。該出納舞弊的手法如下 :
   1.制作虛假銀行對賬單
   聲稱銀行對賬單最后一頁暫未拿到或丟失,用真實對賬單粘貼復印制作虛假銀行對賬單,用虛假銀行對賬單余額制作銀行存款余額調節表以應付檢查,掩蓋貪污挪用資金事實。
   2.用真實銀行對賬單余額對賬
   將多筆提取現金數額捏造成虛假銀行已付企業未付之未達賬項,造成已付貨款暫未記賬假相。
   3.編造謊言
   聲稱銀行記錯賬,下月轉回,甚至委托拉攏銀行人員與其統一口徑。
   4.制作虛假銀行存款調節表
   調節表兩邊實際計算不相等,硬性相等。
   (二)案件啟示
   該企業遵循了各會計法規對出納的崗位及職責作出的限制性規定,如:出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入,費用、債權債務賬目的登記工作等;也制定了相應的內部控制制度,如規定:財務印鑒由多人保管等。但僅僅做到這些還是遠遠不夠的,由這起舞弊案件, 企業應該認識到:
   1.嚴格遵守內部控制制度
   只有嚴格遵守并嚴格檢查執行情況,才能保證制度的有效運行,如果缺乏有效的執行,則形同虛設。
   2.案例揭示出的問題
   對企業的銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單余額是否一致,到底應該 由出納還是會計負責核對并制作銀行存款余額調節表。相關的規章 制度及規范中均沒有明確表述,如何才能加強企業的資金管理控制好風險,也就是說企業的銀行賬到底應該由誰對?如何對?怎么監督管理才能杜絕挪用公款之現象?
   在實行電算化后出納人員一般不再記賬,一個單位與 銀行的業務一般都是出納負責的,各種單據包括銀行對賬單也都是 出納負責拿的,如果銀行賬也由出納負責核對的話,容易給不法分子挪用資金造成可乘之機,如上述企業一樣。即便是會計人員行使了每月檢查調節表并核對每筆未達賬項的職責,但由于一些規模大的單 位的銀行對賬單一個月幾十頁,賬上資金動輒幾千萬上億元,導致未達賬項不顯示的同月間資金流動仍然不能監控,如月初挪用,月末補回等。故筆者認為,如果由出納以外的會計人員來核對銀行賬并制作銀行存款余額調節表則可以起到互相監督、互相牽制的作用,有效防止挪用資金等舞弊行為。
   近兩年,為防范金融犯罪以及與國際接軌,各銀行以前主要在柜臺發放的銀企余額對賬單也多由上級銀行通過郵寄的方式直接送達企業并要求企業對賬后的反饋信息也郵寄給上級銀行,這樣,繞過了企業 及銀行的直接經手人,也在很大程度上制約了挪用資金行為。
   3.對出納工作的誤解
   《會計基礎工作規范》第13條規定“會計人員的工作崗位應當有計劃地進行輪換。”在實際工作中,很少有企業認真執行輪崗制度,而輪崗其實是防止挪用資金行為的有效方法。
  
   四、出納員職業道德缺失的原因及解決對策
   (一)出納員職業道德缺失的原因
   1.會計管理體制不健全與單位負責人的影響
   出納員的工作完全在單位負責人的領導、管理之下,具有天然的從屬性,單位負責人享有獨立的人事分配權和勞動用工權,出納員對于其不具有監督職能,使得他們在單位現金管理工作中不可避免地具有了從屬性,這種從屬性使他們的利益與單位息息相關,往往為了單位利益或在領導的授意、暗示、指令下做假賬,不能獨立行使核算和監督職能。調查問卷顯示,當前普遍發生的現金管理信息失真占86.2%的出納員沒有主觀故意,而占51.6%的出納員是被迫操作。這種狀況嚴格地講,雖也表現為出納員職業道德的欠缺,但這不是出納員自身職業道德的欠缺,而是比出納員握有更大權力的單位負責人弄虛作假的主觀意愿造成的。
   2.有些出納員的職業道德素質偏低
   愛崗敬業是出納員應遵循的最基本的職業道德。在對出納員職業道德作總體評價時較差的占16.27%,極差的占3.12%;在普遍發生的現金管理信息失真現象中,主動出謀劃策的出納員占l2.3%,反映出納員職業道德面貌4方面具體表現中做得不好的占14.5%,基本不能做到的占2.6%。這些出納員集中反映了出納員職業道德欠缺欠和失范,他們在作出違法違紀行為時,是出于主觀故意,主動而為之。其形成的原因固然也受社會風氣和單位負責人主觀意愿的影響,但一個重要原因是這些出納員自身職業道德及素質偏低。
   (二)解決出納員職業道德缺失的對策
   1.下大力氣狠抓出納員職業道德教育
   出納員職業道德教育是培養出納員職業道德品質的起點,它是出納員道德實踐得以發展和延續的一個重要途徑,是出納員職業道德活動的重要形式。出納員道德教育對加強出納員的完美人格和正確的價值觀念具有極為重要的作用。通過外在的教育引導,培養出納員的內在信念,是出納員道德教育的主要目的,出納員職業道德教育是有關部門和單位根據出納員職業道德標準和內容等,結合出納員工作的特點,全面﹑系統地對出納員實施道德教育的實踐活動,其主要包括3個方面的內容:一是出納員職業品德教育,包括敬業愛崗﹑客觀公正﹑實事求是等;二是出納員職業紀律教育,包括熟悉法規﹑依法辦事﹑保守秘密等;三是出納員職業能力教育,包括搞好服務、開拓創新﹑精益求精等。
   2.完善會計管理體制,增強會計工作透明度
   單位負責人授意、指使、強令出納員造假是使現金管理信息嚴重失真最直接、最隱蔽也是危害最大的原因。因此,出納員管理體制應適應市場經濟發展和現金管理主體多元化的需要,實行出納員委派制、出納員統管統派制、財務總監制、代理記賬制、會計結算中心等,從而凈化出納員的工作環境,盡可能避免出納員受外部環境的影響,較好地解決現金管理信息失真問題。
   3.建立出納員職業道德自律機制
   出納工作由各級財政部門主管,實行統一領導、分級管理的原則,這種管理方式兼有政府管理和出納員自律管理的雙重性,具有明顯的權威性、強制性等優點,但自律性不強。因此,應順應時代發展,借鑒國際慣例,建立一個具有權威性的出納員行業自律組織,它可以有效地促使出納員遵守職業道德,并對模范遵守出納員職業道德的先進個人和集體予以表彰和獎勵。同時,還可以維護出納員的合法權益,代表出納員向有關方面反映意見和建議,開展出納員培訓,解決來自出納工作實踐中反映出的問題,為出納員提供政策指導、理論幫助和實際操作示范,保護出納員不受打擊報復。總之,出納員的職業道德管理體制應實行行業自律與政府行為的統一,政府管制應在堅持行業自律原則的前提下明確管制的范圍和形式,同時加大執法力度,對各種違背出納員職業道德要求的出納員進行懲罰。
   4.強化出納員工作的內部與外部監督,推動職業道德的健康發展
   出納員的監督體系包括內部監督和外部監督。外部監督由國家監督和社會監督組成。內部監督是指各單位經常對出納員的工作情況依法進行檢查,從中發現問題,提出改進意見,限期整改。對發現的出納員舞弊的典型案例要曝光,并依照《會計法》嚴肅處理。外部監督中國家審計機關、財政、稅務等執法部門要各盡其責,相互協作,形成政府監督合力,并建立高素質的、管理規范監督隊伍,履行社會監督職能。通過內部監督與外部監督形成完善的監督體系,推動出納員職業道德的健康發展。
   5.加強法律宣傳和約束,完善法律法規體系,促進現金出納職業道德建設
   《會計法》是我國規范和約束會計行為的最高法律,必須加大《會計法》的執法宣傳力度。同時應不斷完善以《會計法》為中心的法規體系,制定有關實施細則及配套制度;對一些行業性、地域性較強的出納員業務要盡量在有關法規中予以明確,以減少出納員執行過程中難以把握的問題,增強其操作性;增加對出納員舞弊行為的懲治條款,促使出納員及單位領導人增強法制觀念,懂法而不盲從,從而促進出納員的職業道德建設。
   6.加強出納員職業道德修養
   出納員道德水平的提高固然離不開道德教育,同時也離不開出納人自覺的道德修養,要使職業道德教育取得良好的效果,關鍵取決于道德修養的自覺程度。因為道德不同于法紀,道德不是強制的。道德通過內心信念力量的作用,反映為人們自覺的行動。沒有出納員道德上的自我修養,僅僅靠外在力量,即用法律﹑規章﹑制度去強制出納員應該怎么做,很難取得良好效果。

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